За які кошти купувати ЗІЗ і чи не нарахує податкова ПДФО?

Бухгалтерка тримає рахунок на 30 пар захисних рукавиць, 12 респіраторів і коробку окулярів і питає вас: «А це ми куди відносимо?» Питання цілком слушне. Від відповіді залежить, чи стануть ці рукавиці витратою на охорону праці, чи податкова вирішить, що ви щедро обдарували працівників і забули сплатити з цього податки.

Погодьтесь, ситуація парадоксальна: ви захищаєте людей, а ризикуєте отримати донарахування. Тому сьогодні говоримо про гроші. Звідки вони беруться, як їх показати в обліку і як не опинитися між двома держорганами з протилежними претензіями. Давайте розберемось.

Звідки беруться гроші на ЗІЗ?

Стаття 19 Закону України «Про охорону праці» покладає фінансування охорони праці на роботодавця. Для підприємств усіх форм власності та фізичних осіб, які використовують найману працю, ці витрати мають становити не менше 0,5 % від фонду оплати праці за попередній рік.

Простими словами: закон визначає мінімум. Витратити більше можна, витратити менше не можна.

Далі та сама стаття відсилає до Переліку заходів і засобів з охорони праці, затвердженого постановою КМУ від 27.06.2003 № 994. Пункт 5 цього Переліку відносить до витрат на охорону праці забезпечення працівників ЗІЗ відповідно до норм, встановлених законодавством про охорону праці, колективним договором або угодою.

Отже, джерело знайдено: ЗІЗ купуються з коштів, які підприємство спрямовує на охорону праці. Але в цьому пункті є умова, через яку все й ускладнюється: ЗІЗ мають видаватися за нормами. Не «за відчуттям», не «бо сусіди так роблять», а за документом.

Важливо: перед тим як посилатися на ці документи у своїх наказах, перевірте їхню актуальну редакцію. Законодавство з охорони праці змінюється частіше, ніж хотілося б, і з цитати у вашому наказі має бути видно, що ви читали чинну версію, а не архівну.

Як облікувати ЗІЗ, якщо норми є?

Почнемо з простого сценарію. Якщо чинні норми безплатної видачі ЗІЗ передбачають засоби захисту для професій і посад ваших працівників, витрати на їх придбання ви відносите до заходів з охорони праці. У бухгалтерському обліку їх зазвичай розподіляють за місцем виникнення:

• виробничий персонал — загальновиробничі витрати;
• адміністративний персонал — адміністративні витрати;
• працівники збуту — витрати на збут;
• інші працівники — інші операційні витрати.

Конкретні рахунки й проведення узгодьте з вашим бухгалтером відповідно до облікової політики підприємства. Ми тут не будемо грати в бухгалтерів. Наше завдання як охорони праці полягає в іншому: щоб у бухгалтера був документ, на який можна послатися, коли прийде питання «а на якій підставі?».

Та сама логіка працює, якщо норми видачі ЗІЗ закріплено в колективному договорі або угоді з охорони праці. Тут усе просто: є норма, є витрата на охорону праці, питань немає.

А якщо посади немає в жодних нормах ЗІЗ?

А тепер сценарій, який ми бачимо значно частіше. Професії немає в затверджених нормах, галузеві норми давно застаріли або взагалі не розроблялися, а колективного договору на підприємстві немає. Процеси працюють за правилами 2020-х, а довідники писали під техніку минулого століття. Оператор, який півдня працює з сучасною хімією для мийки обладнання, у нормах може просто не існувати як клас.

У цьому випадку ви опиняєтеся між двома державними органами, і кожен може висунути свою претензію.

Хочемо зауважити: сума адмінштрафу за ст. 41 КУпАП невелика, і саме тому її часто недооцінюють. Але для юридичної особи Закон України «Про охорону праці» (ст. 43) передбачає штраф за порушення законодавства про охорону праці та невиконання приписів у розмірі до 5 % середньомісячного фонду оплати праці за попередній рік. А якщо порушення спричинило шкоду здоров'ю людини, розмова переходить у площину статті 271 Кримінального кодексу України. Там уже йдеться про штраф від 17 000 до 51 000 грн або обмеження волі для службової особи чи ФОП.

Скажемо прямо: варіант «не купувати ЗІЗ, бо немає норм» не працює. Обов'язок забезпечити безпечні умови праці не зникає через те, що десь не оновили довідник. І головне: людина без захисту ризикує здоров'ям, а цю ціну жодним штрафом не порахуєш.

Другий варіант, «купуємо на свій розсуд і нічого не оформлюємо», теж поганий. Без документального обґрунтування податкова може вирішити, що ви не захищали працівника, а зробили йому подарунок. А з подарунків, як відомо, сплачують податки.

Що ж тоді робити, запитаєте ви? Самостійно створити ті норми, яких бракує, і зробити це обґрунтовано.

Як довести податковій, що ЗІЗ — це не подарунок?

Пропонуємо покроковий алгоритм. Уявіть ланцюг, де кожна ланка тримає наступну: ризик → норма → обов'язок → підпис працівника. Випаде одна ланка — і рукавиці знову перетворюються на «благо».

Крок 1. Визначте, від чого насправді захищати

НПАОП 0.00-7.17-18 «Мінімальні вимоги безпеки і охорони здоров'я при використанні працівниками засобів індивідуального захисту на робочому місці» передбачає, що ЗІЗ обирають за результатами оцінки ризиків. Тобто спершу треба з'ясувати, які небезпечні та шкідливі виробничі чинники впливають на працівника, і лише потім добирати захист.

На практиці це означає пройти робочі місця ногами, поговорити з людьми і подивитися, як вони працюють насправді, а не як записано в посадовій інструкції. Комірник «за документами» лише веде облік, а насправді щодня тягає коробки і заходить у холодильну камеру. Захищати треба реального комірника, а не паперового. Якщо потрібна методика і карта ризиків на кожну посаду, саме це ми робимо в межах оцінки професійних ризиків.

Крок 2. Розробіть і затвердіть локальні норми видачі ЗІЗ

На основі результатів оцінки складіть внутрішні норми. У них мають бути:

• посада або професія;
• вид ЗІЗ;
• захисні властивості (від чого саме захищає: не просто «рукавиці», а рукавиці від конкретного чинника);
• кількість;
• строк носіння.

Затвердіть ці норми наказом по підприємству. Цей документ і стане вашим головним аргументом у розмові з податковою: ось ризик, ось норма, ось наказ.

Крок 3. Закріпіть обов'язок забезпечувати працівників ЗІЗ у трудових документах

Зазначте в трудових договорах (контрактах) або в посадових і робочих інструкціях, що роботодавець забезпечує працівника ЗІЗ за власний рахунок відповідно до затверджених норм. Так у ланцюжку «ризик → норма → обов'язок» не залишиться порожніх ланок.

Крок 4. Фіксуйте видачу в картках обліку ЗІЗ

ЗІЗ видаються працівникові в тимчасове користування і залишаються власністю роботодавця. Цю обставину треба зафіксувати в особових картках обліку ЗІЗ із датою видачі та підписом працівника. Картка показує, що річ не подарували, а видали для роботи.

Вуаля: тепер кожна пара рукавиць має біографію від виявленого ризику до підпису.

Примітка: локальні норми не варто затверджувати раз і назавжди. З'явилося нове обладнання, нова хімія чи змінився технологічний процес? Переглядайте оцінку ризиків і норми. Інакше документи знову застаріють, тільки тепер уже ваші власні, і скаржитися на «довідник минулого століття» буде нікому.

Де найчастіше помиляються з нормами ЗІЗ?

З нашої практики ось п'ять типових ситуацій:

• норми «скопіювали» з чужого підприємства, де ризики зовсім інші;
• ЗІЗ закупили, а картки обліку ніхто не веде;
• у наказі є норми, але немає жодного слова про оцінку ризиків, на якій вони ґрунтуються;
• норми затвердили, але про них не знають ні бухгалтер, ні майстер, який видає ЗІЗ;
• обрали «найдешевший респіратор», який не захищає від реального чинника. Формально засіб видано, а фактично людина без захисту.

Остання помилка найнебезпечніша. Невідповідний ЗІЗ може дорого обійтися працівникові, і тоді питання податкової та Держпраці стають другорядними. Тому при закупівлі дивіться не лише на ціну, а й на те, чи захищає цей засіб саме від того чинника, який ви виявили на кроці 1.

Часті питання

Чи обов'язково мати колективний договір, щоб віднести ЗІЗ до витрат на охорону праці?

Ні. Колективний договір лише один із можливих варіантів. Якщо його немає, обґрунтуйте видачу через оцінку ризиків і локальні норми, затверджені наказом.

Чи можна витратити на охорону праці більше, ніж 0,5 % фонду оплати праці?

Так. Закон встановлює нижню межу, а не верхню. Якщо ваші ризики вимагають більших витрат, витрачайте більше.

Чи можна віддати ЗІЗ працівникові у власність?

Ми не радимо. Оформлення ЗІЗ як тимчасового користування з власністю роботодавця і веденням карток обліку суттєво зміцнює вашу позицію в питанні «благо чи захист».

Що робити, якщо працівник прийшов у власному захисному взутті?

Бажання працівника не звільняє роботодавця від обов'язку забезпечити його ЗІЗ, що відповідають ризику. Видайте засоби за нормами і зафіксуйте видачу в картці.

Висновок

Відповідь бухгалтерці проста: ЗІЗ — це витрата на охорону праці, якщо видача ґрунтується на нормах. Немає державних норм? Тоді вже сьогодні складіть перелік посад, для яких у вас немає підстав для видачі. Почніть з оцінки ризиків, затвердьте локальні норми наказом і заведіть картки обліку. Зробіть це до того, як питання поставить податкова чи Держпраці.

Якщо ваші працівники вже отримують ЗІЗ, але під цим немає жодного документа, або посад просто немає в нормах, ми допоможемо навести лад. У межах розробки документації з охорони праці підготуємо накази, положення й журнали саме під ваше підприємство, а на аутсорсингу охорони праці ведемо систему комплексно: виділений інженер, документація, навчання і супровід перевірок Держпраці. Звертайтесь до нас, ми точно маємо для вас раціональне рішення.