В сфере охраны труда ведение специальных журналов — не просто бюрократическая формальность, а ключевой элемент системы безопасности предприятия. Они выполняют сразу несколько критически важных функций:
Обратите внимание: в зависимости от специфики предприятия список может дополняться специализированными журналами — например, при работе со взрывоопасными веществами, при использовании роботов, на строительных площадках и т. п.
Все они фиксируются в одном журнале — журнале инструктажей по охране труда на рабочем месте. Его обычно ведет непосредственный руководитель работника (мастер, начальник смены и т. п.).
- фиксируют действия, которые обеспечивают безопасные условия труда;
- подтверждают соблюдение законодательства;
- служат официальным доказательством при проверках Гоструда или во время расследований несчастных случаев.
- Кодексом законов о труде Украины (КЗоТ);
- Законом Украины «Об охране труда»;
- а также рядом отраслевых нормативных актов, инструкций и положений.
Обязательные журналы: полный перечень
На каждом предприятии, независимо от его размера или сферы деятельности, должны вестись журналы по охране труда, перечень которых четко определен нормативной базой. Это не «по желанию», а прямое требование законодательства, а также реальный инструмент систематизации действий в сфере безопасности труда. Ведение журналов позволяет:- структурировать процессы обучения и инструктажей;
- фиксировать ответственность должностных лиц;
- обеспечивать прозрачность и подотчетность действий в сфере ОТ.
| Название журнала | Для чего ведется | Кто отвечает | Где хранится |
| Журнал регистрации вводного инструктажа по вопросам охраны труда | Для фиксации первичного ознакомления работника с требованиями ОТ | Ответственный за вводный инструктаж (обычно — специалист по ОТ) | В кабинете инженера по ОТ или в отделе кадров |
| Журнал первичного, повторного, внепланового и целевого инструктажей по охране труда | Для фиксации инструктажей непосредственно на рабочем месте | Непосредственный руководитель (начальник участка/цеха/отдела) | На рабочем месте или у руководителя подразделения |
| Журнал регистрации инструкций по охране труда | Для учета действующих инструкций по ОТ и контроля их актуальности | Специалист по ОТ | В службе охраны труда |
| Журнал регистрации предписаний по охране труда | Для фиксации предписаний Гоструда и контроля их выполнения | Специалист по ОТ, юридический отдел | У руководителя службы охраны труда |
| Журнал учета выдачи СИЗ | Для документального подтверждения выдачи СИЗ работникам | Кладовщик/ответственное лицо | На складе или в службе ОТ |
| Журнал учета медосмотров | Для контроля прохождения работниками обязательных медосмотров | Отдел кадров/медпункт | В отделе кадров или медпункте |
| Журнал учета допусков к электроустановкам | Для фиксации присвоения групп допуска по электробезопасности | Ответственный за электробезопасность | В отделе энергетика или службе ОТ |
| Журнал технического обслуживания первичных средств пожаротушения | Для учета осмотров/перезарядки/обслуживания огнетушителей | Ответственный за пожарную безопасность | В службе пожарной безопасности |
Журналы инструктажей: чем отличаются и как заполнять
Инструктажи по охране труда — это обязательная форма обучения работников, направленная на предотвращение несчастных случаев и обеспечение безопасности на рабочем месте. Все виды инструктажей должны отражаться в соответствующих журналах, и их правильное ведение — залог безопасной работы и юридической защиты работодателя.3.1. Вводный инструктаж
Вводный инструктаж по охране труда проводится со всеми работниками при приеме на работу, а также с учениками, студентами, практикантами перед началом производственной практики. Что нужно знать:- проводится один раз в начале трудовых отношений;
- вводный инструктаж обычно проводит специалист по охране труда или уполномоченное лицо;
- результаты фиксируются в журнале регистрации вводного инструктажа по вопросам охраны труда.
- дата проведения инструктажа;
- фамилия, имя, отчество инструктируемого;
- должность или профессия;
- программа инструктажа;
- ФИО, должность и подпись инструктора;
- подпись работника.
3.2. Первичный / Повторный / Внеплановый / Целевой
Эти виды инструктажей проводятся непосредственно на рабочем месте с учетом специфики выполняемых работ.| Вид инструктажа | Когда проводится |
| Первичный | До начала самостоятельной работы, после вводного |
| Повторный | Раз в 3 или 6 месяцев, в зависимости от характера работ |
| Внеплановый | После изменений в законодательстве, аварий, нарушений, внедрения новой техники |
| Целевой | При выполнении разовых опасных работ или работ по наряду-допуску |
3.3. Типовые поля журнала
Оформление журнала должно быть унифицированным, с четко структурированными полями:- дата инструктажа;
- тип инструктажа (вводный, первичный, повторный и т. д.);
- фамилия, имя, отчество инструктируемого;
- должность / профессия;
- тема или краткое содержание инструктажа;
- ФИО и должность инструктора;
- подпись инструктируемого;
- подпись инструктора.
Журналы знаний, инструкций и допусков
Кроме инструктажей, предприятия обязаны документировать проверку знаний, регистрацию действующих инструкций по охране труда, а также допуски к опасным работам. Всё это фиксируется в соответствующих журналах, которые помогают контролировать уровень осведомленности персонала, соблюдение требований безопасности и юридически защищают работодателя.Проверка знаний: как документируется
После обучения или инструктажей работники должны пройти проверку знаний по охране труда. Результаты фиксируются в протоколе комиссии, а также в специальном журнале. Что нужно фиксировать в журнале проверки знаний:- дата проверки;
- ФИО работника;
- должность;
- вид проверки (периодическая, после обучения, внеплановая);
- результаты (оценка, «сдал»/«не сдал»);
- состав комиссии;
- подписи всех сторон.
Регистрация инструкций по охране труда
На каждом предприятии действует набор инструкций по охране труда — по профессиям, видам работ, оборудованию. Чтобы контролировать их наличие и обновление, ведется журнал регистрации инструкций по охране труда. В нем фиксируется:- название инструкции;
- номер и дата утверждения;
- кем утверждена (должность, ФИО);
- срок пересмотра или обновления;
- подпись лица, ответственного за актуальность.
Наряд-допуск: что это и как фиксировать
Для выполнения работ повышенной опасности (например, высотных, сварочных, электротехнических) обязательно оформляется наряд-допуск — специальный документ, который разрешает выполнение таких работ только после выполнения всех мер безопасности. Это фиксируется в журнале учета нарядов-допусков, который должен содержать:- номер наряда;
- вид работ;
- дату и время выдачи и закрытия;
- ответственных лиц;
- фамилии исполнителей;
- меры безопасности, которые были выполнены.
Спецжурналы: СИЗ, медосмотры, электробезопасность, ПБ
Кроме базовых журналов, предприятия часто обязаны вести специализированные журналы — в зависимости от вида деятельности, наличия опасных факторов, технических средств и численности персонала. Эти документы помогают контролировать непрерывность процессов охраны труда и готовиться к проверкам Гоструда, ГСЧС и других органов.Журнал учета выдачи СИЗ
Журнал обязателен для всех предприятий, где работники используют средства индивидуальной защиты — каски, перчатки, респираторы, спецодежду и т. п. Что фиксируется:- ФИО работника;
- должность;
- наименование СИЗ;
- дата выдачи;
- срок использования;
- подпись получившего СИЗ;
- подпись кладовщика/ответственного.
Журнал учета медицинских осмотров
Этот журнал нужен предприятиям, где работники подпадают под обязательные предварительные и периодические медосмотры (водители, грузчики, работники вредных производств, ночные смены и т. п.). Что вносится:- ФИО работника;
- должность;
- дата прохождения осмотра;
- заключение врача (допущен / не допущен);
- дата следующего осмотра;
- подписи.
Журнал допуска к работе с электроустановками
Для всех, кто работает с электроустановками, согласно Правилам безопасной эксплуатации электроустановок должен быть оформлен журнал допусков к работе с указанием группы по электробезопасности (II–V). Фиксируется:- ФИО;
- должность;
- протокол проверки знаний;
- присвоенная группа;
- подпись председателя комиссии.
Журнал обслуживания огнетушителей и ПСП
Важен для всех предприятий, где есть первичные средства пожаротушения (ПСП) — огнетушители, пожарные щиты, рукава, сигнализация и т. д. Учет включает:- место установки ПСП;
- тип и марка огнетушителя;
- серийный номер;
- дата проверки/перезарядки;
- ответственное лицо;
- подпись.
Требования к оформлению
Правильное оформление журналов так же важно, как и сам факт их ведения. Даже если записи есть, но журнал не прошнурован или не имеет подписи руководителя — его могут не принять во время проверки.Основные требования
Нумерация страниц Все страницы должны быть пронумерованы вручную (или автоматически, но без пропусков). Это исключает «вклеивание» записей задним числом. Прошнуровка и скрепление Журнал прошивается ниткой, сзади на обороте приклеивается бирка с надписью: «Всего прошито и пронумеровано __ страниц», подпись руководителя и печать. Подпись и печать Обязательно:- подпись руководителя предприятия;
- печать организации;
- информация о лице, ответственном за ведение журнала (указывается на первой странице).
- журналы инструктажей — не менее 5 лет после завершения последней записи;
- журналы по электробезопасности, ПБ, СИЗ — зависит от специфики, но не менее 3–5 лет;
- медосмотры — до 50 лет (при вредных условиях труда).
Электронные журналы: когда уместно и как легализовать
В условиях цифровизации бизнеса всё больше компаний переходят на электронное ведение журналов по охране труда. Это удобно, снижает административную нагрузку и минимизирует человеческий фактор. Однако важно, чтобы такой учет был законным и соответствовал требованиям нормативной базы.Когда можно перейти на электронные журналы?
Электронная форма допускается, если предприятие:- имеет утвержденное внутреннее положение об электронном документообороте по вопросам охраны труда;
- обеспечивает идентификацию и аутентификацию пользователей (логин/пароль, КЭП);
- гарантирует защиту персональных данных согласно Закону Украины «О защите персональных данных»;
- имеет резервное копирование и систему хранения данных.
Что нужно для легализации электронного журнала:
- приказ по предприятию о внедрении электронной формы;
- положение о порядке ведения и хранения электронных журналов (в т. ч. с указанием ответственных лиц);
- электронная подпись (КЭП) — для инструктора и работника;
- средство контроля изменений (логирование каждого действия: внесения, просмотра, корректировок);
- система резервного хранения (бэкапы);
- доступ только авторизованным лицам, разграничение ролей.
Типичные ошибки и как их избежать
Несмотря на формальную простоту ведения журналов, на практике предприятий постоянно встречаются ошибки, которые могут привести к штрафам, дисквалификации ответственных лиц и даже остановке производственных процессов.Самые частые ошибки:
- Отсутствуют подписи работников или инструктора — запись считается недействительной.
- Инструктажи проведены «задним числом» — легко выявляется при проверках: это нарушение и признак фальсификации.
- Нет журнала на рабочем месте — по документам инструктаж проведен, но журнал не предоставлен → штраф.
- Журнал не прошит / без печати / не пронумерован → считается неофициальным документом.
- Все инструктажи фиксируются в одном журнале — например, вводный, первичный и целевой записывают в один журнал. Это нарушение порядка учета.
- Журналы без учета инструкций и допусков — отсутствует журнал регистрации инструкций по охране труда или журнал нарядов-допусков.
- Некорректные или размытые формулировки темы инструктажа — нет конкретики, не видно, соответствует ли тема рискам рабочего места.
- Записи исправлены с нарушением правил — зачеркивания, «штрих», отсутствие комментария трактуются инспектором как попытка фальсификации.
Как избежать проблем:
- разработать четкую инструкцию для руководителей подразделений: как вести и что фиксировать;
- назначить ответственных за ежемесячную проверку журналов;
- обучать мастеров, бригадиров, HR, которые имеют право вести журналы;
- периодически проводить внутренний аудит журналов по охране труда;
- перейти на электронные журналы с автоматическим логированием действий.
Шаблоны и чек-листы
Чтобы упростить ведение документации, стоит иметь готовые шаблоны журналов, адаптированные под специфику предприятия. Это помогает избежать путаницы, ускоряет заполнение и обеспечивает соответствие законодательным требованиям.Обязательные шаблоны журналов (унифицированные формы)
Ниже приведен перечень журналов, которые рекомендуется иметь на каждом предприятии, с указанием типовой формы:| Название журнала | Наличие типового шаблона | Ссылка/где найти |
| Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда | ✅ | Приложение 5 к Типовому положению о порядке проведения обучения и проверки знаний по вопросам охраны труда |
| Журнал регистрации инструктажей по вопросам охраны труда на рабочем месте | ✅ | Приложение 6 к Типовому положению о порядке проведения обучения и проверки знаний по вопросам охраны труда |
| Журнал регистрации инструкций по охране труда на предприятии | ✅ | Приложение 4 к Положению о разработке инструкций по охране труда |
| Журнал учета выдачи СИЗ | ✅ | |
| Журнал проверки знаний по охране труда | ✅ | Приложение 1 к Типовому положению о порядке проведения обучения и проверки знаний по вопросам охраны труда |
| Журнал нарядов-допусков | ✅ | По форме, установленной для соответствующего вида работ |
| Журнал медосмотров | ✅ | Может формироваться на основе приказа МОЗ №1353 |
| Журнал электробезопасности (допусков) | ✅ | Правила безопасной эксплуатации электроустановок |
Выводы
Журналы по охране труда — это не просто обязательный атрибут для проверок, а реальный инструмент управления безопасностью на предприятии. Их правильное ведение:- повышает прозрачность процессов на всех уровнях;
- снижает юридические риски для руководства;
- обеспечивает контроль обучения и допусков работников;
- служит доказательством соблюдения законодательства.
